Hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động năm 2026

Hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động

Ngày đăng: 27/05/2025 10:01 AM

Hợp pháp hóa tài liệu cấp phép lao động là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để những tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Nếu quý khách lần đầu tiên chuẩn bị xin hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động tại Việt Nam và đang băn khoăn về các quy định, bài viết dưới đây của ACCVINACO sẽ cung cấp giải pháp và thông tin chi tiết để giải quyết vấn đề này.

Tài liệu phải hợp pháp hóa lãnh sự

Các tài liệu, hồ sơ của người nước ngoài được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền nước ngoài đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp có Văn bản xác nhận của đại sứ quán rằng tài liệu không cần hợp pháp hóa lãnh sự. Các tài liệu này bao gồm:

Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người nước ngoài cư trú ở nước ngoài cấp, không quá 6 tháng.
Giấy chứng nhận sức khỏe được cấp ở nước ngoài.
Bằng đại học, chứng nhận về trình độ chuyên môn, kỹ thuật, xác nhận kinh nghiệm từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực quản lý, hoặc văn bản di chuyển nội bộ (cử công tác tại Việt Nam với điều kiện đã làm việc tại nước sở tại từ 01 năm trở lên).

Để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý khi sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ Thành lập công ty của ACCVINACO.

Tài liệu không cần hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật

Căn cứ Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các loại giấy tờ, tài liệu sau được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:

Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự theo quy định pháp luật tương ứng.

Nhu cầu hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục hành chính quan trọng nhằm xác thực tính pháp lý của các giấy tờ, tài liệu được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia khi sử dụng tại quốc gia khác.

Hệ quả của việc không hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu

Giấy tờ không có giá trị pháp lý: Các giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ không được cơ quan nhà nước Việt Nam công nhận, dẫn đến không thể sử dụng cho các thủ tục hành chính, pháp lý.
Không được giải quyết thủ tục hành chính: Các thủ tục liên quan đến đầu tư, kinh doanh, di trú, thừa kế,… yêu cầu giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu không đáp ứng, thủ tục sẽ bị đình trệ hoặc từ chối.
Lãng phí thời gian và tiền bạc: Việc làm lại thủ tục do giấy tờ không hợp lệ gây lãng phí thời gian và chi phí.
Ảnh hưởng uy tín cá nhân hoặc tổ chức: Sử dụng giấy tờ không hợp pháp có thể làm mất lòng tin của đối tác và cơ quan nhà nước.
Vi phạm pháp luật: Trong một số trường hợp, sử dụng giấy tờ không hợp pháp có thể bị coi là vi phạm pháp luật và bị xử lý theo quy định.

Hồ sơ xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài hiện hành

Theo Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động bao gồm:

Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 11/PLI.
Giấy chứng nhận sức khỏe có giá trị trong 12 tháng.
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương, cấp không quá 06 tháng.
Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
02 ảnh màu (4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), chụp không quá 06 tháng.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (trừ trường hợp không cần xác định nhu cầu).
Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị.

Các giấy tờ bổ sung theo từng trường hợp

Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Văn bản cử công tác tại Việt Nam và chứng minh người lao động đã được tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục trước khi làm việc tại Việt Nam.
Thực hiện hợp đồng/thỏa thuận kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, y tế: Hợp đồng/thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, có điều khoản về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Hợp đồng cung cấp dịch vụ và chứng minh người lao động đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài ít nhất 02 năm.
Chào bán dịch vụ: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động vào Việt Nam đàm phán cung cấp dịch vụ.
Làm việc cho tổ chức phi chính phủ/tổ chức quốc tế: Văn bản cử công tác và giấy phép hoạt động của tổ chức tại Việt Nam.

Để được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và xử lý các vấn đề liên quan, bạn có thể tham khảo Dịch vụ kế toán thuế của ACCVINACO.

Tại sao một số giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự?

Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các giấy tờ sau không được hợp pháp hóa lãnh sự:

Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định.
Giấy tờ, tài liệu có chi tiết mâu thuẫn trong nội dung hoặc với giấy tờ khác trong hồ sơ.
Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp sai thẩm quyền.
Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải bản gốc, hoặc sao chụp dưới mọi hình thức.
Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền, lợi ích Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách hoặc gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Người nộp đơn cần khắc phục các vấn đề trên để đảm bảo hồ sơ hợp lệ khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người cần hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài qua các phương thức:

Trực tiếp tại cơ quan.
Thông qua bưu chính.

Lệ phí: Theo Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC, lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự là 30.000 đồng/lần.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận yêu cầu xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu liên quan và nộp 01 bản chụp để lưu.
Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ với mẫu đã được nước ngoài thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam.
Nếu mẫu con dấu, chữ ký, chức danh chưa được thông báo hoặc cần xác thực, cơ quan sẽ đề nghị xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Thời hạn giải quyết: 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ trở lên, thời hạn có thể lên đến 05 ngày làm việc.

Liên hệ ACCVINACO để được hỗ trợ

Công ty ACCVINACO

Văn phòng Quận Tân Bình: 270-272 Cộng Hòa, P.102 Lầu 1 Tòa Nhà NK, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM.
Văn phòng Huyện Củ Chi: 233 Nguyễn Thị Lắng, Ấp Phú Lợi, Xã Tân Phú Trung, Huyện Củ Chi, TP.HCM.
Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00 AM – 5:00 PM).
Tổng đài tư vấn miễn phí: (028) 3811 0987 (20 line).
Hotline: 093 8830 883.
Email: lshuynhcongdung@gmail.com
Website: https://congtyaccvietnam.com/

Câu hỏi thường gặp: Hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động

Hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động là gì?

Hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động là thủ tục mà các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp (như bằng cấp, chứng chỉ, giấy xác nhận kinh nghiệm, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp) phải trải qua để được công nhận giá trị pháp lý và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Mục đích của thủ tục này là để chứng thực con dấu, chữ ký trên giấy tờ nước ngoài là thật, đảm bảo tính xác thực của tài liệu khi nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam để xin cấp giấy phép lao động (GPLĐ).

Những loại tài liệu nào thường cần hợp pháp hóa khi xin cấp GPLĐ?

Các loại tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp mà người lao động nước ngoài thường cần hợp pháp hóa để xin cấp GPLĐ bao gồm: Bằng cấp, chứng chỉ (bằng đại học, thạc sĩ, tiến sĩ, các chứng chỉ chuyên môn, chứng nhận nghề nghiệp). Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc (các văn bản chứng minh kinh nghiệm làm việc tại nước ngoài phù hợp với vị trí công việc tại Việt Nam). Lý lịch tư pháp (Phiếu lý lịch tư pháp) hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương chứng minh người lao động không có tiền án, tiền sự ở nước ngoài. Giấy khám sức khỏe, nếu giấy khám sức khỏe được cấp bởi cơ sở y tế nước ngoài và không thuộc diện được miễn.

Quy trình hợp pháp hóa tài liệu diễn ra như thế nào?

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu được thực hiện qua hai bước chính: Thứ nhất, chứng nhận bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. Tài liệu gốc phải được chứng nhận bởi cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự của nước đã cấp ra tài liệu đó. Thứ hai, hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam. Sau khi tài liệu đã được chứng nhận ở nước ngoài, bạn mang tài liệu đó đến Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) tại Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM để được hợp pháp hóa lãnh sự. Tại đây, con dấu và chữ ký của cơ quan ngoại giao/lãnh sự nước ngoài sẽ được chứng thực là hợp pháp để sử dụng tại Việt Nam.

Có cần dịch thuật công chứng các tài liệu sau khi hợp pháp hóa không?

Có. Sau khi hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, các tài liệu bằng tiếng nước ngoài bắt buộc phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch (hoặc chứng thực tại UBND cấp xã) trước khi nộp vào hồ sơ xin cấp GPLĐ cho cơ quan nhà nước Việt Nam.

Thời gian và chi phí hợp pháp hóa tài liệu là bao nhiêu?

Thời gian xử lý thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thường là từ 3-5 ngày làm việc tại mỗi cấp (cơ quan nước ngoài và Bộ Ngoại giao Việt Nam/Sở Ngoại vụ). Chi phí bao gồm phí chứng nhận của cơ quan nước ngoài, phí hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam (thường là 30.000 VNĐ/giấy tờ), và phí dịch thuật công chứng. Tổng chi phí sẽ tùy thuộc vào số lượng tài liệu và quốc gia cấp tài liệu.

Có trường hợp nào được miễn hợp pháp hóa tài liệu không?

Có. Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP và các văn bản liên quan, các tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự trong một số trường hợp, ví dụ: Tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên (ví dụ: các nước trong khối ASEAN được miễn hợp pháp hóa các giấy tờ công theo Hiệp định tương trợ tư pháp); Hoặc tài liệu được miễn theo quy định pháp luật Việt Nam.

CÔNG TY ACCVINACO

VĂN PHÒNG QUẬN TÂN BÌNH

—————————————————————

270-272 Cộng Hòa, P.102 Lầu 1 Tòa Nhà NK, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00AM – 5:00 PM)
VĂN PHÒNG HUYỆN CỦ CHI

—————————————————————

233 Nguyễn Thị Lắng, Ấp Phú Lợi, Xã Tân Phú Trung, Huyện Củ Chi, TP.HCM Giờ làm việc: 8:00 – 17:00 (8:00AM – 5:00 PM)
Tổng đài – Hotline – Email Tổng đài tư vấn miễn phí: (028) 3811 0987 (20 line)
Hotline: 093 883 0 883
Email liên hệ lshuynhcongdung@gmail.com

Website: https://congtyaccvietnam.com/

0938830883